根据档案工作目标管理“省特级”评审指标的明确要求，同时为推进学校智慧化校园建设，提升管理信息化水平，更好地服务教学、科研、管理，档案馆与信息管理部、学校办公室、教务部一直在积极推进档案信息管理系统与OA系统、教务管理系统的对接工作，以实现全方位更高效的档案信息化管理。

2019年3月27日上午，电子文件实时在线归档工作协调会在文溯楼举行，由校长助理邹秉国主持，学校办公室、信息管理部、教务部与档案馆相关负责人和工作人员参加了会议。

此前，在信息管理部和学校办公室的积极支持下，针对OA系统的原生电子文件实时在线归档功能开发已基本完成。目前在OA系统中，部门档案员可以手动勾选需要归档的已办结学校发文，并在线鉴定，一键式操作即可实时归档进入档案信息管理系统，后续在档案信息管理系统中补录、移交、接收等工作。但按照OA系统中原生电子文件实时在线归档发展的前沿和趋势，仍然存在若干深层次问题，如电子签章有待开发、电子附件格式统一问题等。

2018年12月已实现的OA原生电子文件实时在线归档效果图

学校办公室表示将积极支持与配合该项工作的开展，在完善近期整改目标的基础上，推进无纸化办公。信息管理部表示，目前可以解决修改稿、附件格式的问题，电子印章由于涉及到安全性、技术性和工作流程等方面的问题，列入长远规划。

邹秉国总结会议指出：第一，归档至档案馆的文件必须是已成文且不可再做编辑的文件；第二，实现电子签章，使加盖电子印章的电子公文与纸质公文具有同等效力；此外，信管部和档案馆研究提出附件格式技术标准，校办规范管理等。

关于学生成绩数据归档问题，教务部表示将积极支持与配合该项工作的开展。邹秉国总结会议指出，相关部门应完善中英文对照数据库，在培养方案上要求有规范统一的中英文课程名称，从源头解决问题；其次，进一步研究教务系统与档案系统如何做好归档材料的对接，实现电子成绩单的实时在线归档。会议还探讨了证书翻译、学历学位证明书规范办理等问题。

此次会议通过部门间充分的交流和讨论，明确了OA原生电子文件、教务数据实时在线归档的系列问题，提出了可行的解决方案，对做实、做好学校电子文件实时在线归档、数字化校园建设具有实际意义。（中南财经政法大学李方盱吴瑾）