国家教育部直属高校档案工作协会 2003年11月28日
教育部直属高校档案工作协协会四届三次理事会议于2003年10月20日在重庆大学召开。白风琴、童惠聪两位理事因故未出席会议。会议由协会理事长苏卫平主持。主要议题是：一、听取重庆大学郑善学馆长关于部属高校档案工作协会第八次研讨会筹备情况的汇报，二、讨论通过苏卫平理事长关于本届理事会两年来的工作报告；三、张安明秘书长通报本届理事会两年来的会费收支情况；四、讨论2004年理事会议的地点、时间及内容。
会议在听取了重庆大学郑善学馆长汇报后，一致认为，重庆大学档案馆为筹备协会第八次档案工作研讨会作了精心的策划和组织。全馆上下同心协力，全力以赴，在人力、物力、财力上予以了大力支持。对此，与会理事由衷的感谢重庆大学档案馆领导和全体同仁所做出的牺牲和奉献，感谢重庆大学校领导的积极支持。会议认为，苏卫平理事长关于本届理事会两年来的工作报告，内容全面，实事求是，客观地反映了本届理事会两年来的工作。会议拟定2004年6月在西南交通大学召开四届四次理事会议，讨论2005年协会代表大会的有关问题。
教育部直属高校档案工作协会第八次档案工作研讨会简况
教育部直属高校档案工作协会第八次档案工作研讨会于2003年10月21日在重庆大学举行，会期历时三天。本次会议按协会理事会 2002年10月北京会议拟定的工作计划，委托重庆大学档案馆承办。会议的主要议题是：办公自动化条件下电子公文归档的办法和设想。高校档案信息化建设和档案馆功能定位的思考与实践、高校档案工作中遇到的难题及解决办法和设想。重庆大学校领导、重庆市档案局领导、重庆市教育局领导出席开幕式并讲话。教育部直属高校和部分国家部委直属高校的档案馆长、综合档案室主任等98位代表到会，重庆市14所院校17位代表也列席了大会。
10月对日上午的开幕式由秘书长华中师大档案馆馆长张安明同志主持。
l、重庆大学副校长陈德敏同志代表校党委、行政致开幕词。他对大会的成功召开表示祝贺，向与会的兄弟院校档案馆长和各位代表致以热烈的欢迎。他转达了教育部办公厅领导、档案处领导对全体代表的问候，介绍了各级领导在本次会议筹备工作中给予的大力支持和多方帮助。他说：档案工作是学校的一项重要工作，是教学、科研、管理等各项工作的最后归宿和财富的积淀，这些财富的积淀是在档案馆同志们的努力下整理形成的学校最宝贵财富。他预祝大会开成团结的富有成果的大会，祝各位代表工作愉快，祝各直属高校的档案工作不断取得新成就。
2．重庆市教育委员会领导局级巡视员傅正洪同志，代表市教育委员会向到会的代表致以诚挚的问候和热烈的欢迎。他在全面介绍重庆市建设长江上游的教育中心、西部的教育高地工作情况后说：高校档案是学校长期积淀的宝贵财富，是学校管理中的基础性工作，是学校发展中的一部分，应受到应有的重视。今天的档案工作面临着变革和挑战，在社会信息化迅猛发展新形势下，如何搞好档案工作是一个重大课题。这次教育部直属高校档案工作会在重庆召开具有非常重要的意义，我们将从与会专家的经验中获得启发，以推动我们的工作。
3．重庆市档案局局长吴大钺同志对大会的召开表示衷心的祝贺。他全面介绍了重庆市的档案工作，重点介绍了本市加大档案工作的自动化网络化数字化力度，加强档案的利用，使档案登堂入室，从而提高了档案工作的地位。他说：高校档案工作一直是走在全国档案工作前面，许多重要理论都是高校提出的，高校在档案学术研究上发挥着重要作用。高校档案是国家档案资源的重要组成部分，是学校的宝贵财富，重庆市是一贯重视高校的档案工作的。他进一步强调了理论创新、体制创新、科技创新对档案工作的重要意义。
4、协会理事长东南大学档案馆馆长苏卫平同志代表理事会做工作报告，向全体代表汇报了自2001年厦门会议以来协会工作。理事会严格按照协会章程积极开展各项活动，为推动部属高校档案工作水平的整体提高，促进档案学术交流，组织了两次大的工作与学术交流会议。为加强各校档案工作的信息交流，及时推广介绍各校先进的工作经验和工作信息，努力做好协会简报的编辑工作。并对今后的工作提出了建设性的意见。他代表理事会对两年来各级领导在工作上给予的引导帮助支持表示衷心的感谢，他对全体会员单位为搞好协会工作、丰富协会活动、加强校际联谊、携手共同进步而所作出的一切努力表示崇高的敬意。同时他提议以热烈的掌声对重庆大学校领导给予本次会议的大力支持，重庆大学档案馆全体同志在筹备工作中付出的辛勤劳动表示衷心的感谢。（详见原稿）
21日上午的大会发言阶段由副秘书长中国海洋大学档案馆馆长吴力群同志主持。
5、秘书长华中师大档案馆馆长张安明同志作协会财务工作报告。他代表协会秘书处向全体与会代表汇报了加强财务管理、依法运作经费、节省每一个铜板、支撑各项活动的工作情况。
6．副理事长华中科技大学档案馆馆长江国富同志代表论文征集与评选组，向全体代表汇报了论文评审的组织工作及评审工作等情况。该项工作是自2002年北京会议之后，经历时间最长、涉及人员最多、工作难度较大的一项工作。评选组组织了武汉地区大学的有关同志担任评委，客观、公正地进行优秀论文评选。本次论文征集评选工作，共征集到学术论文72篇，经过全体专家深入细致工作，由江国富同志牵头，共评出获奖论文17篇（一等奖2篇、二等奖4篇、三等奖11篇）。
7．在本次大会上，获奖论文作者（代表）大会宣读了论文。她们是：一等奖论文获得者——合肥工业大学的姚燕老师，宣读的论文题目为《高校电子文件的归档管理及前瞻》；江南大学档案馆徐馆长代表本馆一等奖论文获得者朱瑞芬老师宣读论文《高校档案馆编研的前瞻思辨》；第三位发言的是二等奖论文作者——中山大学档案馆许存之老师，论文题目为《试论合并高校档案工作的优化管理》。
21日上午的大会在隆重热烈的气氛中开始，在认真有序的氛围中进行，在团结祥和的气氛中结束。全体代表以高度的工作责任感，严谨的工作态度，圆满完成上午的日程内容。
8、按会议日程安排21日下午进行小组讨论。各小组与会代表在组长召集下，围绕本次大会拟定的三个议题，进行了认真热烈的研讨和经验交流。有近一半的与会院校拟就发言稿，其余的院校都拟写出发言提纲。发言中洋溢着取得工作成果的喜悦，流露着解决前进道路上困难的思索，激昂着创新求知的执着，展现着档案人有为有位的胸魄。发言之踊跃、讨论之热烈、交流之充分、收获之丰硕是近几次会议之少有的。说明继2001年厦门会议之后，各直属高校档案数字化网络化工作，按照教育部主管部门确立的工作方针取得了长足的发展。在不同角度上亦取得各异的创新突破。从而奠定了各院校之间可以进行讨论交流的，构建于相似工作成果方面的、大致相同的知识结构之上的基本平台。这是本次会议的亮点之一。
9．21日晚召开了有各组组长参加的理事会扩大会议，会议由副理事长北京大学档案馆馆长赵兰明同志主持。会议汇总了下午的各组讨论情况，集中研究决定了各组推荐代表参加 22号大会交流发言的院校名单。
10、本次会议于22日进行第二次大会发言，会议由赵兰明同志主持。首先发言的是师范语言组代表，东北师范大学档案馆馆长单鹏翔同志。他介绍了本校信息化建设三步走的做法与开展网上立卷归档工作。该组代表一致认为，高校档案信息化是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。档案信息化建设的核心是资源建设，包括现有馆藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设，以及现行纸质归档文件数字化与电子文档的收集整理。大家还认为要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实。他同时介绍了本组讨论中，各位代表提出的加强档案工作、每年搞一次专题讲座解决工作中存在的突出问题等四方面的建议。
第二位发言的是农、林、地矿组代表，中国矿业大学档案馆馆长周晓林同志。她认为：随着高等教育的发展，高校档案的内容和种类都有较大增加，加之文书立卷改革，现行高校档案实体分类方案的弊端日渐明显，故提出以门类分类法为基础，重新构建高校档案实体分类的设想。该组中国地质大学档案馆馆长吴荣俊同志，关于电子档案保管与实践的小组发言也引起了该组代表的关注。
第三位发言的是综合组代表，南京大学档案馆馆长汤道銮同志。他主要介绍了本校数字档案馆建设工作，电子文件管理工作中的开展人员培训、统一归档软件、网上归档、利用勤工俭学学生进行网上电子文件采集等工作成果，档案信息化建设规划的制定，电子文档信息中心立项工作和相关软件开发工作。
第四位发言的是综合组代表，中山大学档案馆副馆长李少真同志。她提出档案信息化建设要分步实施，应与学校信息化建设同步。介绍了积极参与学校三个系统的开发，制定提交本馆需求分析报告等工作。并就电子文件的技术标准问题，建议关注国家和行业的工作进展情况，就系统软件开发中的宽容度、兼容性问题谈了自己的看法。该组讨论中浙江大学何达多馆长提出要加强电子档案证据性管理，南开大学李广凤馆长提出从人才引进入手促进信息化建设步伐，复旦大学邱佩芳馆长谈到的电子档案和纸质档案必将长期共存要加强管理，山东大学刘培平馆长介绍了本校开发校史资源加强爱国主义教育基地建设工作，武汉大学陈协强馆长提出的档案信息管理系统应与学校OA系统一体化建设、应关注电子文档标准制定问题，这些工作介绍和建议都引起参加讨论高校的关注。
第五位发言的是理工一组代表，合肥工业大学档案馆副馆长蔡灶林同志。他主要介绍了本校无纸化办公条件下的电子文件归档管理工作，在学校OA系统中设置所有学校发文都自动向档案馆IP地址传输一份（即发即归），供档案馆自主管理的功能。并就权限设置、备份管理、数据库数据流转等当前数字档案馆建设中的共性问题谈了本校的看法。该组讨论中河海大学馆长张鸿业同志、大连理工大学馆长尉洪光同志，提出OA系统中的档案管理系统应具有对所有归档电子文件（主要是公文）的封存功能（锁定），一径封存所有单位将不得修改。
第六位发言的是理工二组代表，东南大学档案馆馆长苏卫平同志。他主要介绍了本校落实国家档案局六号令《电子公文归档管理暂行办法》，开展网络环境下电子公文归档工作。他还就归档文件数据库数据交流标准，管理系统中的档号识别，电子公文归档中的前端控制等问题谈了自己的看法。该组讨论中上海交通大学陈华新馆长、中国科技大学丁毅信馆长等的发言亦引起大家的关注。
第七位发言的是理工二组代表，清华大学档案馆常务副馆长孙宇华同志。她首先介绍了本校加强科研档案管理，探索新的管理模式，加强过程管理，强化目标责任，取得显著成果的经验。她又结合贯彻国家档案局六号令，加强电子公文管理，以及加强其它电子文件管理，谈了本校做法和个人认识。电子文件管理最主要的是电子文件的凭证性；电子文件不一定有文必档；永久保存的电子文件必须保存纸质文件；确保电子文件法律效应，实现真实性、完整性，应靠技术上解决，OA中的归档系统必须自动著录起草人、修改人、经手人等等信息；关注电子文件的合法有效性，责任人应是合法的，网上与载体归档、数据大规模迁移，都须有合法签字。
第八位发言的是理工三组代表，哈尔滨工业大学档案馆副馆长张雅茹同志。她首先介绍了本校落实教育部保密办加强涉密计算机管理要求的措施，加强涉密电子文件收集整理管理的措施，以及本校数字档案建设管理的情况。同时她又介绍了本组讨论中相关院校提出的加强保密信息管理的建议，校园网络建设中应分别搭建保密信息网（运行管理、科研、档案信息）和公开信息网（运行电子图书期刊、公开的管理信息等），至少应采取虚拟隔断措施，以确保信息安全。
第九位发言的是理工三组代表，北方交通大学档案馆副馆长姚淑萍同志。她介绍了本校的电子文件管理情况，并就网络环境下档案馆的管理职能、电子文件的安全管理、电子文件数据格式的标准化建设等问题谈了自己的看法。同时介绍了本组内中国海洋大学档案馆依托初步建成的数字档案馆，在校园网络环境下拓展办馆功能的情况。该组讨论中长安大学吕馆长介绍了对网上电子公告的管理，华中科技大学江馆长对涉密科研项目档案的管理，华东理工大学刘副馆长介绍的本馆开发档案信息管理系统的情况，北京科技大学童副馆长、华南理工大学陈馆长介绍的系统软件更新的情况等，对参加讨论的兄弟高校都有极好的启发借鉴意义。
第十位发言的是艺术、财经、政法组的代表，西南财经大学档案馆馆长阳嘉瑛同志。她主要介绍了本校数字化档案馆建设工作中，合理规划、争取经费、加快建设、适时运行、促使本校档案工作面貌发生根本变革的情况。她又介绍了本组代表讨论中提出的加强艺术、财经、政法类高校档案工作的建议。
最后，大会主持人赵兰明同志结合大家发言中涉及到的数字档案馆建设、信息网络环境下电子文件的凭证性管理、信息安全管理、以及快捷的网络数字服务手段在学校改革中寻求档案馆的地位提高等方面内容简单总结了第二次大会发言的情况。
11、会议期间，全体代表兴致勃勃地参观了重庆大学档案馆、重庆大学校园。大家对重庆大学出色的档案工作、优美的校园环境，留下了深刻的印象。
12、理事长苏卫平同志对第八次档案工作研讨会作大会总结发言。他说：本次会议形式多样、活动内容丰富，取得了较好的效果。在形式上有大会活动、分组讨论、参观学习等；从活动内容上看有重庆市档案局、重庆市教委、重庆大学的领导亲临大会开幕式并讲话，协会理事会作了两年工作报告、财务情况报告、学术论文征文评奖情况报告及公布获奖者名单，获奖论文代表宣读了论文，参观了重庆大学档案馆，各小组围绕会议预定的议题进行了热烈的讨论，确定了下一年小组活动的安排，有10位同志代表小组进行了大会交流发言。从实际情况看会议取得了较好的效果。
本次会议得到了各有关档案馆领导的高度重视，有76所成员单位的65所学校计80余人参会，其中档案馆（室）的领导59位，不少领导同志在繁忙的工作中抽出时间参会，反映了大家对协会活动的重视、关心和支持。会议中心议题明确，参会同志发言踊跃，会议主要围绕“办公自动化条件下电子公文归档、新形式下对档案馆功能定位的思考、高校档案工作难点问题的应对办法和设想”等三个议题开展分组讨论和大会交流。参会同志事先有所准备，所以小组讨论发言积极踊跃，大会交流发言具有代表性和理论思维的深度。尽管有些认识和做法有待进一步探讨，但只要引起了大家的注意，给人一定的启发，对实际工作有所助益，本次工作研讨会的目的就达到了。
重庆大学校领导、档案馆的领导和全体同志对本次会议的重视、关心、支持和辛勤劳动是本次会议顺利进行的基本保证。重庆大学从2002年底就开始了会议的准备工作。学校领导非常重视，对办好会议有明确的指示和要求，拨了专门的经费。重庆大学档案馆的各位领导和全体同志为会议取得圆满成功付出了辛勤的劳动，使大家深受感动，让我们以热烈的掌声对重庆大学学校领导、档案馆的领导和全体同志表示衷心的感谢！
13、（1）2001年厦门会议之后，数字化档案馆建设在部属高校范围内全面展开，2002年北京培训会议后又加快了这一势头。在各校领导的大力支持下，各校档案馆在软件开发、系统建设、开展网络环境之下的文件级目录与电子文件归档管理以及提供利用管理、数据库建设、开展数字档案馆依托下的档案馆功能创新等等方面都有了长足的发展，取得了可喜的成绩，为学校各方面的工作提供了快捷的有效的准确的档案信息支撑。
（2）各高校档案馆队伍的专业知识结构更趋合理。以适应数字档案馆的建设需要，各馆都不同程度的充实了计算机、电子信息专业人员，这是数字档案馆的建设的生力军。小组讨论的热烈程度也反映出各档案馆领导都在努力学习加速更新自己的知识结构，积极思考以推动本馆工作的提高。
（3）大家普遍关注档案信息系统开发与各校 OA系统的关系。通过两个系统的一体化开发或开发两个系统的接口两种途径，以实现系统整体化。其直接目的是实现归档与提供利用中的电子文件的数据流畅和数据共享，最终目的是确保电子文件的法律凭证地位。
（4）大家认为确保电子文件的法律凭证地位，应加强四方面的工作。加强前端控制、加强归档过程管理、加强数据存储管理、加强数据大规模迁移时的过程管理。
（5）前端控制控什么？综合各方面的认识应有三方面的控制：数据信息控制、背景信息控制、结构信息控制。
（6）各类归档电于文件的技术标准、数据交换标准问题已引起与会代表的高度关注。应在软件开发和现有系统的设定工作中考虑将来国家出台的标准问题，应有相应的宽容度和技术支撑的灵活度。
（7）与会代表高度关注网络传输中电子文件的密级管理与电子文件的网络安全保密问题。
（8）数字网络环境下开拓各档案馆的特色功能和力争将档案馆建成学校内部管理私密性、独占性、自有知识产权性信息的“高校核心信息中心”的见解也得到了相应关注。
上述问题思索不一定全面亦可能存在偏僻，然而它既是大家对当前工作认识与实践的聚焦点，又是今后工作研讨和学术研究的重要内容。可以确信在下次的年会上一定会涌现出更多的新经验和新成果，各校档案工作一定会有一个崭新面貌。
教育部直属高校档案工作协会第四届理事会两年工作报告
教育部直属高校档案工作协会第八次档案工作研讨会今天召开了。现在请允许我代表协会第四届理事会向代表们报告协会两年来的工作。
自2001年10月厦门会议以来，在教育部办公厅档案处领导的悉心指导和教育部直属高校档案界同仁的大力支持下，协会理事会按照协会宗旨，结合高校档案工作的特点和实际情况积极开展工作，两年来所做的主要工作有：
本协会章程规定，“本协会是部属高校档案部门自愿结成的、行业性、学术性、群众性、非赢利性的社会团体，接受国家教育部办公厅指导”。协会理事会始终坚持正确的政治方向，严格按照协会章程规定办事，紧密围绕“积极开展档案学术研究与交流活动，增进部属高校档案部门之间的交往，促进高校档案工作水平的提高”这一主题开展协会工作。
理事会注意反映会员意见，发挥协会成员单位的群体作用，积极主动地向教育部办公厅档案处的领导汇报有关工作情况，接受工作指导，努力做好协会工作。两年来理事会坚持每年召开一次理事会，及时小结、研究协会的主要工作，使协会工作有条不紊地按计划进行。理事会会议有明确的议题，注重实效，解决问题。如在2001年10月厦门召开的理事会上着重商讨了2002年10月由北京大学主办档案馆长工作培训会议问题。在2002年10月的北京理事会上商定了由重庆大学主办本次会议，研究确定了学术论文的选题、征文和评选等问题，并将会议准备工作具体分解，明确落实理事分工，各负其责。会后重庆大学、武汉地区的有关大学、协会的理事积极开展工作。这些都为此次重庆会议的顺利召开打下了较好的基础。
协会秘书处依照协会章程，做好会费收取，并对会费的各项开支实施了认真的管理工作。现在绝大部分会员单位按时缴纳会费。协会秘书处将专门向大会报告两年来的会费收支情况，请代表审议。
二、组织了两次大的会议活动，促进档案学术交流和工作水提高
为了适应档案工作发展的新形势、新要求，协会理事会按照 2001年10月厦门会议拟定的计划，委托北京大学档案馆于2002年10月14日至17日承办了教育部直属高校档案工作协会档案馆长培训会。会议主要围绕档案馆数字化建设、文书立卷改革以及档案工作热点问题等几方面的内容开展研讨与交流。
10月15日上午，国家档案局毛福民局长、教育部办公厅档案处王洪元处长、北京大学郝平副校长出席开幕式并讲话，北京大学副校长吴志攀同志专程看望与会代表。
毛福民局长在讲话中说：对有机会与高校档案馆的领导同志们相聚，感到机会是难得的，非常高兴。他对长期工作在档案事业第一线的同志们表示诚挚的敬意。
毛局长对高校档案工作非常关心和重视，在百忙之中以“档案是人类文明发展到一定历史阶段的记录”为题作了长达三个小时的学术报告。报告由五个部分构成：“档案是人类历史文化遗产、档案是精神文明建设重要组成部分”；“档案是现代化建设的宝贵财富，档案工作是物质文明建设的重要条件”；“档案是人类进步的阶梯、档案事业是永恒的事业”；“档案工作为建设有中国特色社会主义事业服务大有作为”；“逐步推动全社会形成科学的档案现”。在报告的最后，他说：档案工作是一个非常有价值、有意义的工作，希望大家应当更加热爱、忠诚、奉献档案事业。毛局长的报告给了大家很大的启发和激励。
教育部档案处王洪元处长也就如何贯彻毛局长讲话精神，办好这次培训班，做好高校档案工作作了重要的讲话。
他说，首先代表档案处并受办公厅有关领导的委托，对国家档案局对高校工作的关怀和毛局长亲临会议指导表示衷心感谢！对到会的领导表示敬意，对到会的各位馆长和代表致以问候！第二，毛局长的讲话和学术报告，从历史高度提示了档案工作的重要性，深刻分析阐述了档案的非常重要的功能，使我们对档案在有中国特色的社会主义建设中的作用有了深刻的认识，使我们对档案工作在高校工作中的作用有了更高更深的认识，对进一步作好档案工作有了更全面的了解。第三，与会同志要结合高校档案工作实际认真学习领会毛局长的讲话，很好地认识一下自己在新的变化情况下需要开展哪些工作，深入分析研究高校档案工作面临的新形势和挑战，深入系统地总结高校档案工作的经验，互相取长补短，达到共同提高的目的。
10月16日上午，大会邀请中国人民大学档案学院王健副教授以“立卷改革思路与模式的优化”为题，结合高校档案馆在执行国家档案局《归档文件整理规则》时所存在的问题和疑虑，作了一场理论与实际紧密相连的专题讲座。讲座分为立卷改革、电子文件、我国现有模式的优化三大部分。在历时三个多小时里，以极大的信息量，精深的理论阐述，对实际工作的广博了解以及生动精湛的语言使与会馆长和代表对立卷改革有了更全面准确的了解，消除了疑虑，增强了信心。在讲座之余与会馆长和代表还就工作中遇到的具体问题与王健老师进行了直接的探讨。
教育部直属高校62个院校的档案馆长、室主任等75位代表到会。与会同志通过听课、讨论、参观和交流，认为此次会议内容丰富、启发性强，起到了活跃思想，开拓思路的作用，效果较好。
（二）筹办了教育部直属高校档案工作协会第八次学术研讨会
2002年10月，协会理事会商定了本次会议请重庆大学承办。为了开好大会，重庆大学档案馆的领导和有关同志从2002年底就开始了各方面的准备工作，得到了学校领导的关心和支持。重庆大学领导和同志们为大家提供了很好的会议保障条件和学习交流的机会。
本次大会共征集到学术论文72篇，由协会副理事长江国富同志牵头，组织了武汉地区大学的有关同志担任评委，客观、公正地进行优秀论文评选工作。评出获奖论文17篇（一等奖2篇、二等奖4篇。三等奖11篇）。论文征集与评选的具体情况将由江国富同志说明。
考虑到参加本次会议的主要是各个档案馆的领导，大家能够相聚在一起，从管理的层面探讨一些带有全局性、前瞻性问题，机会比较难得，因此，理事会商定本次会议在学术交流的内容上除了获奖论文代表发言外，主要围绕“在办公自动化条件下的电子公文归档”、“对新世纪高校档案信息化建设和档案馆功能定位的思考与实践”和“对高校档案工作中难点问题的应对办法或设想”等三个议题展开分组讨论和大会发言，使大家在有限的时间里交流和获取到更多的信息和经验，力争使会议收到实效。
另外，在2001年10月的厦门会议期间，协会还组织了参会代表对修改“六号令”的问题进行了讨论，协会秘书长张安明同志会后执笔提出了对“六号令”修改意见。
三、努力做好协会简报的出版发行工作，及时传递各校档案工作信息
办好协会简报是协会重要工作内容之一，理事会及秘书处对此项工作相当重视。两年来共出协会简报8期（第54－61期）。协会简报不仅在期数上为历年最高，而且稿件内容丰富、质量较高，真实反映了协会内高校档案工作最新进展，及时交流了档案工作的信息和经验，增进了学校之间相互了解，对教育部直属高校档案工作深入开展起到了积极的宣传与推动作用。
有关学校对协会简报工作给予了大力支持。积极投稿的学校有：华中师范大学、大连理工大学、武汉大学、华东师范大学、陕西师范大学、西北农林科技大学、上海交通大学、厦门大学、上海财经大学、中山大学、中国科技大学、南开大学、兰州大学、哈尔滨工业大学、东南大学、清华大学、复旦大学、四川大学、中国海洋大学、湖南大学、中国农业大学、东华大学、天津大学、江南大学、西南财经大学。西安电子科技大学、南京大学、重庆大学、中南财经大学、西南交通大学等30所学校。另有不少稿件是以协作组的名义提供的。作为协会秘书长单位的华中师范大学档案馆为办好协会简报作出了特别的贡献。希望在座的各位领导继续关心协会的简报工作，积极组织投稿，将简报办得更好。
四、协会片区协作组及协作组之间的学术研讨与工作交流
根据大家的意见和协会成员单位数量增加的实际情况，本届理事会对协会片区协作组按学校类型重新划分了小组，打破了原来以区域分组的格局。在两年中七个协作组开展了丰富多彩的业务研讨交流活动，承办活动的单位认真组织，成员单位积极参加，效果较好。
据不完全统计，两年来参加协作组交流活动的人数达到186人左右。交流活动采用会议研讨和实地考察相结合的方式，围绕新时期高校档案工作现代化、数字化档案馆建设、档案馆达标升级、电子文件归档、文书档案“卷改件”管理、校史馆和博物馆建设等一系列议题展开研讨和工作经验交流，收到了实效。协会简报对大多数片区的活动的情况作了及时的比较详细的报道，这里不再赘述。两年来协会理事会尽管做了一些工作，但是与改革发展的形势和大家的要求相比，还有许多不足之处。在新的形势下，理事会要以开拓创新的精神进一步做好协会工作。
2003年3月教育部办公厅以教厅档［2003］7号文件通知转发了王刚同志在全国档案局馆长会议上的讲话、全国档案局长馆长会议文件、《全国档案信息化建设实施纲要》等几个对今后一个时期做好档案工作具有重要指导意义的文件。今后一段时间本协会要紧密围绕上述文件的精神和有关工作内容，结合教育部直属高校档案工作的实际情况和特点开展学术交流活动，特别要关注档案信息资源建设、电子文件管理利用、数字化档案馆建设、相关政策与法规的学习与研究等方面的问题。
各片区协作组的活动是协会活动的重要组成部分。希望各片区协作组内的同志在本次会议期间，商定好本组2004年的活动时间、地点，在学术交流的内容上最好能在会前明确相关议题，参会人员及早做好准备，使活动收到实效。活动结束后请将有关情况向协会简报投稿交流。
三、倾听大家的意见，使协会工作体现部属高校档案工作特色
本协会的工作要有自己的特色，要体现出教育部直属高校档案工作的水平和特点，加强相互之间的交流，共同提高办馆水平，只有这样协会才有存在的必要，工作才有发展的可能。协会的特点与特色。活动的内容与业务交流的水平对协会来说至关重要。协会理事会要考虑，同时也希望与会的各位领导共同关注这个问题。请各位同志踊跃发表意见，以便共同做好协会工作，促进高校档案事业的发展。
为了开好本次会议，重庆大学校领导和有关部门的同志们非常重视，给予了大力支持，重庆大学档案馆的领导和同志做了大量深入细致的准备工作和周到的安排。今天重庆市档案局陆局长、重庆市教委傅巡视员、重庆大学陈校长在百忙之中亲临大会开幕式并讲话，给了我们巨大的支持和鼓励。让我们以热烈的掌声对各位领导，对重庆大学档案馆的领导和同志们一并表示衷心的感谢！
