国家教育部直属高校档案工作协会 2004年9月28日
2004年6月9日，湖南大学召开了全校档案工作会议。这次会议，受到了上级主管部门、校党委、行政的高度重视，省档案局胡振荣副局长、省教育厅办公室汤汉文主任等一行8人专程来到学校、常务副书记王耀中教授亲临会场，全校各部门的分管领导及专、兼职档案工作人员近150人参加了会议。会议由校办主任周梦君主持，学习了湖南省委办公厅和省政府办公厅联合颁发的湘办发（2004）5号文件《关于进一步加强新时期档案工作的意见》，并就新时期档案工作的形势和任务、高校档案工作的定位及如何开展档案的信息化建设等方面进行了探讨。
会上，校档案馆馆长殷捡龙作了《脚踏实地，锐意进取，努力开拓我校档案工作的新局面》的主题报告，回顾总结了近年来学校档案工作情况，并对今后的工作提出了设想。她提出了档案工作体系呈现系统链运行的模式，在档案工作这个系统里，内力是我们档案人自己，外力是领导、制度的合力，她希望各个单位互相协调，共同努力，在全校范围形成关心、支持、积极配合做好档案工作的氛围。
胡振荣副局长对我校档案工作取得的成绩给予了充分的肯定，对高校档案工作的定位及如何开展高校档案工作提出了他独到的见解，并希望湖大档案馆能引领全省高校档案工作的发展。汤汉文主任对如何搞好合并高校的档案工作也提出了宝贵的意见。
校党委常务副书记王耀中教授联系他亲身经历的事情，语重心长地指出档案工作是对历史负责的大事，是管理水平的重要标志，档案意识是新时期干部的基本素质，各个部门要站在对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度，关心、支持档案工作。同时，他还对我校的档案信息化建设提出了更高的要求与期望。
大会同时还表彰了在档案工作中做出突出贡献的组织部等6个先进集体、刘平等15位先进个人。
最后，演示了由我馆主持研发的项目《综合档案管理系统》，并对兼职档案员进行了系统中预立卷的培训。
这次会议，无疑给我校的档案工作打了一剂强心针，将使我校的档案工作迈上一个新的台阶。
教育部直属高校档案工作协会综合组、师范语言组和农林地矿组三组联袂于7月10日－13日在长春邮政宾馆召开档案工作研讨会。会议由吉林大学和东北师范大学承办。来自全国40余所大学的80余名代表参加了会议。会议主题是：“加快档案信息化建设，建设与全国一流大学相适应的大学档案馆”。
吉林大学副校长张福良、东北师范大学党委副书记柳海民、吉林省档案局副局长程国茹、吉林省教育厅办公室主任刘德敏、正处级调研员陈凤君、吉林省档案科学研究所所长王志才出席了会议。张福良副校长、柳海民副书记分别代表吉林大学、东北师范大学对这次大会在长春召开表示热烈祝贺，同时还向与会代表介绍两校近年来的发展情况和所取得的主要成绩，介绍了学校档案馆在现代化建设方面的进展情况，并对尽快实现档案信息的现代化管理提出了殷切的希望。吉林省档案局副局长、省档案学会理事长程国茹发表了热情洋溢的讲话。省教育厅办公室主任、吉林省高校档案学会理事长刘德敏同志，代表省教育厅对各高校的档案同仁到长春表示热烈地欢迎，并介绍了全省高校档案工作的情况。
会议由北京大学常务副馆长赵兰明同志主持。教育部直属高校档案协会秘书长、华中师范大学档案馆馆长张安明介绍了部属高校档案协会的工作，大会就共同关心的问题进行了讨论。
会议期间，代表们先后参观了东北师范大学档案馆、吉林大学档案馆，并对两校档案馆在基础建设、档案管理标准化、规范化建设以及信息服务网络化建设方面取得的的成绩给予了高度的评价和充分肯定。会议商定明年师范语言、农林地矿协作组会议由南京农业大学承办。
5月20－22日，陕西省高教系统档案学会第十二次学术研讨会在西北农林科技大学召开。来自全省高校会议代表58人参加了会议。会议邀请陕西省档案局副局长甄生枝、《陕西档案》副主编张开颜、校办副主任刘有全等同志参加了会议。会议由省高校档案学会理事长吴连书同志主持。学校党委副书记马书尚出席了开幕式并做了重要讲话。甄生枝副局长通报了全省档案工作执法检查情况。
会议表彰了32位优秀论文作者并颁发了证书。农林科大档案馆安聪娥同志撰写的《卷改件过渡期间的档案管理模式》，宋武彩、李文艳同志撰写的《去伪存真、去粗存精——试论高校档案鉴定工作》两篇论文分别获得了一、二等奖。
会议进行了学术论文和工作经验交流。来自四所高校的获奖论文在大会上进行了交流，农林科大安聪娥同志的《卷改件过渡期间的档案管理模式》一文进行了交流。三所高校进行了工作经验交流，刘文娟同志利用幻灯片演示的农林科大《档案馆网页制作》在会议上进行了经验介绍。
与会代表参观了农林科大档案馆，对农林科大档案馆开展的卷改件工作、档案馆网页、档案馆库建设及硬件设施给予了高度的赞扬和评价。
加强档案资源建设是服务学校工作大局的基础条件，财大档案馆全体同志站在国家档案资源建设的高度，不断增强做好档案工作的自觉性和紧迫性，在档案收集上主动出击，加强对学校重大活动形成材料的现场收集工作。
学校重大活动形成的档案材料，是学校办学历史和改革发展的真实记录，是国家宝贵的文化财富。但由于产生此类档案材料的重大活动具有活动过程短、多由几家单位共同承办、材料管理责任不明等特点，极易造成档案材料的散失。为此，档案馆加强了对重大活动档案材料现场收集工作的领导，制定了重大活动档案材料的收集措施。第一、明确重大活动的范围；第二、准确及时地掌握重大活动的时间、地点及议程安排；第三、指派专人参与重大活动，对活动产生的有关材料进行记录；第四、用数码相机现场采集照片；第五、活动结束，根据记录清单将档案材料全部收集进馆。
根据以上措施，今年3月，在波兰前副总理兼财政部长哥哲哥·科勒德克到校参加名誉博士学位授位仪式时，档案馆抓住这次在西部地区不多见的授予外国政要名誉博士学位的重要机会，从保护档案的完整齐全和为本地区此类工作可资借鉴的角度，将国务院学位委员会同意授位的批文，有关领导的讲话稿，声像材料，被授位人履历表，新闻媒体的报道等全部收集进馆。5月，学校举行武警部队依托西南财大培养干部签约仪式，档案馆派出两名同志参与材料收集工作，将武警部队副司令员梁洪中将、解放军总政、教育部、中共四川省委领导、学校党委书记涂文涛的讲话稿、双方合作协议、声像材料、纪念品，以及用于日后与部队联合办学具有参考作用的会议手册等材料全部收集进馆。档案馆将收集进馆的这部分档案材料放入陈列室向全校师生和校友宣传学校的工作成就，在展示一段时间后，著录入库备查。
对学校重大活动档案材料现场收集的体会：l．随着高校各类重大活动的日益增多，一些突发事件也时有发生，档案收集工作要与时俱进，紧跟学校发展需要，档案工作人员要更新观念，增强服务意识，随时都在状态，才能确保这部分档案完整齐全的收集进馆。2．对重大活动档案材料的收集，学校只有在制度上、机制上给予保证，档案馆的介入才能更加规范和有保障。3．档案馆相应的客观条件应跟上工作的需要。
