国家教育部直属高校档案工作协会 2005年5月28日
4月7日下午，华中师范大学档案工作暨表彰先进大会在计科系学术报告厅举行。校领导马敏、吴晋生、何祥林、黄永林以及学校办公室林更茂主任出席了会议。会议由校党委副书记何祥林主持。学校档案工作委员会成员、各单位分管档案工作负责人和兼职档案人员共97人参加了会议。
马敏校长首先在会上发表讲话。他在肯定了学校档案工作成绩后强调指出：今年是我校本科教学“评建创优”年。下半年，学校将接受教育部专家本科教学工作水平评估。为此，学校已把本科教学“评建创优”作为今年学校工作的重中之重，作为学校工作的头等大事。档案工作是学校的一项重要的基础性工作，在一定程度上反映了学校的管理水平和办学水平。大家一定要以学校工作大局为重，紧紧围绕本科教学“评建创优”工作，进一步调整思想状态和工作状态，协调联动，务实高效，以对学校高度负责，谒诚为学校争光的主人翁责任感，扎扎实实地做好档案工作，为迎接教育部本科教学工作水平评估发挥积极作用，为推动学校工作再上新台阶，实现学校跨越式发展作出新的贡献。
档案馆张安明馆长作了题为《求真务实 团结奋进 开拓创新 再创佳绩》的工作总结。他对档案馆成立14年来的工作作了全面回顾，并提出了今后一个时期学校档案工作的指导思想、奋斗目标及主要任务。
黄永林副校长最后从提高认识，加强领导，稳定队伍三个方面对学校档案工作提出了希望和要求。他说：档案工作是衡量学校管理工作的一个尺度，在一定程度上反映了一个学校的管理水平。我们是学校的管理者，大家都有管理好学校的责任。因此，我们大家都应从学校大局出发，站在对学校历史负责的高度，为这项事业尽一份历史责任，使学校档案和档案工作更好地为学校教学和科研服务，为改革和发展服务，为学校各项事业服务。
会上，校党委副书记吴晋生代表学校宣读了表彰决定。会议为在学校档案工作中作出突出成绩的教务处等6个先进集体和王敏等20名先进个人分别颁发了奖牌和证书。先进个人代表樊繁、先进集体代表学工处（部）副处长罗贻文、研究生处副处长李炎芳分别在会上作交流发言。
校党委副书记何祥林在会议总结时指出：此次大会是学校档案工作的一次全面总结的大会，为开创学校档案工作的新局面奠定了良好的开端，各单位要一如既往的高度重视档案工作，积极参与，不断推动学校档案工作的发展。
2004年11月29日－12月3日，教育部专家对西南财大本科教学工作水平进行了评估，此次评估专家组调阅了大量的本科论文、试卷及有关教学工作等方面的档案材料，档案馆在评估中充分发挥自身的资源优势和多种功能，顺利地完成了所承担的有关工作。
教育部专家组对我校本科教学工作水平的评估实际上也是对学校档案工作的评估与检查，档案馆对此高度重视，精心准备，全力以赴。2004年11月底在刚刚结束历时数月的校内各单位大规模的“评建创优”查档工作后，档案馆的同志又以饱满的精神状态投入到接受教育部专家组对学校的评估工作中去。
为了做好评估期间专家的调档工作，档案馆作了四个方面的工作安排，第一，提前准备好呈送专家用的标准档案盒，并在全校作了统一。第二，调整工作时间，专家组到校后档案馆上班时间为早7点50分至晚11点，中午不休息。第三，分解工作任务。第四，随时与学校“评建创优”办公室保持联系。评估期间专家加班加点审阅材料，许多调档单都在晚上开出，有的专家晚上10点开出调档单后，第二天早上又要继续调档。档案馆的同志，每天坚持连续工作15个小时，以高度的责任感和争创一流的炽热信念，团结拼搏，紧张有序地将评估专家所调阅的档案全部、准确、及时地提供给专家，查准、查全率达到百分之百。
评估工作结束后，档案馆立刻开始对评估工作中产生的档案进行收集，在短短一周内将评估期间所有校内外领导的讲话、专家发言、各类座谈会纪要、专家走访银行、保险公司等用人单位和实习基地的材料、照片以及学校的评估材料、数据等全部收集进馆，并将所收集的本科评估照片在档案馆网上建起本科教学评估工作图片库，宣传学校的工作。
通过本次为本科评估工作服务档案馆深切地感受到，档案的利用服务工作只有紧紧围绕学校的中心工作，一切从学校和师生的需要出发，与时俱进地确立起档案工作的主流意识和创新意识，不断总结和完善自身的管理与服务，档案工作的水平和作用才能得到很好的体现。我馆本次在为本科评估服务的工作中有以下几点体会：1．档案服务工作要有预见性。本科评估是学校的重大工作。档案馆为此的各项准备工作要提前启动。此次在准备工作中，我馆让编研工作走在前面，编辑印发了《大事记》、《领导题词》、《文件选编》、《学校工作概况》、《学校办学理念文选》、《学校沿革》（教学工作部分）等材料。此举节约了利用者查档的时间，有效地分流了部分利用者，为去年上半年评估冲刺阶段到馆的3766人次教师、干部营造了一个宽松的查档和阅览环境。2．抓住机遇，宣传、推广档案服务工作。本次在为各单位的服务中，档案馆抓住电子档案材料具有能在网上传递、免校对，降低打印成本，尤其适用于重大活动档案利用的特点，将档案网络管理系统和电子档案材料充分的推广和运用，受到各单位的欢迎，在服务中将我馆的档案利用形式推上了一个新台阶。3．扎实的基础工作是完成档案利用工作的根本保证。本次本科评估准备的材料涉及建校50多年来各方面的工作，档案馆能不负众望，系统、完整、齐全地向利用者提供所需的档案材料，这与长期坚持做好收集工作是分不开的，因此在今后的工作中无论工作环境发生什么样的变化，都不能忽视收集工作，档案馆的基础工作要常抓不懈。
在本次本科评估工作中档案工作呈现出一些新的趋势和特点：1．档案利用信息化是高知利用群体的普遍要求，在此基础上档案利用将日益大众化。2．档案馆利用服务工作以人为本是档案馆持续提高服务质量和利用率的重要保证。3．档案馆对历史、文化、信息的汇集与传播工作将成为档案工作走内涵发展的一个重要方向。4．档案工作与国际接轨已不仅仅体现在技术上，开始从技术层面转向管理思想与服务理念上的接轨。
最近，天津市档案局下达文件，根据国家档案局《关于对各省、自治区、直辖市档案工作综合评估的意见》，为加强机关档案工作管理，进一步提高全市机关、团体、企事业单位档案工作的整体水平，更好地为天津市经济建设和建立和谐社会服务，市档案局拟在全市党政机关、事业单位档案机构进行档案工作综合评估，档案局制定了《天津市机关档案工作评估试行办法》及《天津市机关工作综合评估标准》，并确定天津大学等五个机关、事业单位档案馆为2005年市档案工作综合评估试点单位。
综合评估内容指标包括四类、二十二条、九十二款，第一类为档案综合性工作，第二类为档案设施设备建设，第三类为档案业务建设，第四类为档案信息开发利用。这些内容指标既是衡量档案工作的考核标准，也是档案业务建设的工作标准和档案业务水平的评估体系。
我校是高校唯一试点单位，档案馆已把迎接市的综合评估作为2005年档案工作的重要任务，决定以综合评估为契机，以评估指标为依据，以信息化建设为重点，改革创新，与时俱进，以评促建，加强档案馆业务基础建设，进一步提高档案工作管理水平、研究水平和服务水平，在做好各项准备工作的基础上，充分发挥我们的优势，争取优异的成绩。
由湖北省教育厅和省高校档案专业委员会组织的省高校档案人员一行15人，于5月15日至22日赴青岛进行了为期7天的实地参观学习。考察团成员由全省14所高校的档案馆负责人和业务骨干组成，武汉理工大学档案馆副馆长李秋云为组长。
在中国海洋大学吴力群、张东升两位馆长的热情接待和安排下，考察团一行先行来到青岛市档案局（馆），认真地听取了青岛市档案馆的详细情况介绍。青岛市档案局（馆）是国家档案局设定的全国两家示范性数字档案馆试点单位之一，代表了我国目前最为先进的信息化、数字化建设水平，同时其档案的网络系统建设和档案信息资源的开发与利用都居于全国领先地位。参观给大家留下了深刻的印象。
随后参观了中国海洋大学档案馆，受到了档案馆同行们的热情接待，大家兴致勃勃地参观了《中国海洋大学校庆展》，大量真实的历史图片及电视片反映了海洋大学的历史沿革，展示了海洋大学缘起、发展和壮大的传承脉络，给大家留下了极为深刻的印象，华中师范大学档案馆刘祖芬题写的“祝愿海大再创蓝色新华章”表达了全体考察团成员的心声。
在档案馆内，大家听取了馆长的经验介绍，参观了海洋大学的馆内建设及运行机制，还对新时期档案工作领域中“卷”改“件”的问题进行了深入而细致的探讨。中国海洋大学独树一帜的教师业务档案工作给大家很好的启示。大家还就业务工作中的具体问题和解决方法积极思索，集思广益，畅所欲言，开展了热烈的讨论。
最后，考察团一行参观了我国著名的爱国主义教育基地——甲午海战纪念馆。纪念馆通过声、光、电立体三维的高新技术，生动地再现了当年那段悲壮、惨烈的场景，使每一个人的心灵都受到强烈的震撼，受到一次极为生动的爱国主义教育。大家都是档案工作者，从事的是记录历史，再现历史的神圣工作，更加深刻地认识到档案在宣传教育中的重要作用，增强了使命感和责任感。
一周的考察圆满结束了，祖国的大好河山令人流连忘返，爱国主义教育催人奋进，沿海地区改革开放后的巨大变化和档案管理数字化建设的领先水平更加激发了大家的工作热情。
2005年5月13-14日，山西省高校档案工作考察团南下四川，对西南财经大学、四川大学等川内部属高校档案工作进行考察交流。
5月13日，由山西省13所高校组成的档案工作考察团一行16人到访西南财经大学档案馆，西南财大档案馆对山西同行来考察交流表示热烈欢迎。财大档案馆领导向山西同行介绍了学校的历史沿革、发展状况，并对学校领导高度重视档案工作，档案馆以用为本，围绕学校工作大局搞好档案利用服务，促进档案事业发展的工作情况作了专题介绍。财大档案馆还应客人的要求介绍了学校本科评估中档案利用及收集工作的有关情况。山西省高校档案学会副会长、太原理工大催平生馆长代表考察团介绍了山西省高校档案工作的基本情况以及山西高校档案工作的改革举措、档案队伍和业务建设等方面的经验。
在座谈交流中，双方就档案网络管理与数字化档案馆的建设、多校区基建档案管理、制度建设以及档案管理的热点问题、前沿问题进行了深入的交流和探讨。
考察团一行参观了财大校史展、实地考察了档案馆，对财大档案网络管理系统、电子档案收集、纸质档案、声像档案、实物档案等管理进行了调研和对口交流，考察结束时双方希望今后进一步加强联系和交流。考察团一行还饶有兴趣地参观了风景秀丽的财大光华校区。
三月三日，湖北省档案局组织召开的全省档案工作表彰大会在武昌洪山礼堂举行，会上，对全省档案系统先进集体和先进个人进行了表彰，我校档案馆被评为“全省档案系统先进集体”。
一、因今年下半年中央将在全国高校开展保持共产党员先进性教育活动，原定于10月召开的协会代表大会暨学术研讨会延期至明年5月举行，会议征文顺延至今年12月31日止。另外，请还未推荐理事名单的高校尽快将名单报至秘书处。
二、今年3月秘书处已向各高校寄发了征收会费通知。到目前为止大多数高校已经缴纳，请少数还未缴纳会费的高校尽快将会费汇至秘书处。银行帐号如下：
